Oprogramowanie dla firm, Strony www, Hosting, ADD-COM Systemy Komputerowe

Moduły Czynsze, Media, Wkłady są specjalistycznymi modułami zintegrowanego oprogramowania PRO-SM przeznaczonego dla firm zajmujących się administracją i zarządzaniem zasobami mieszkaniowymi, takich jak:

Moduł Czynsze przeznaczony jest do prowadzenia rozrachunków czynszowych z lokatorami, właścicielami czy najemcami, jak również służy do ewidencjonowania danych historycznych dotyczących zarządzanych zasobów zarówno w ramach ewidencji prowadzonej dla zasobów w Spółdzielniach Mieszkaniowych, Towarzystwach Budownictwa Społecznego, Gminnych jak też we Wspólnotach Mieszkaniowych.

Gromadzenie informacji o zasobach administracyjnych oparte jest o hierarchiczną budowę systemu, dzięki czemu w łatwy sposób możemy opisać posiadane zasoby. System pozwala na prowadzenie ewidencji dotyczących lokali mieszkalnych, lokali użytkowych, reklam, garaży i innych. Rozbudowana kartoteka lokalu umożliwia opisanie jego cech użytkowych oraz innych zdefiniowanych przez użytkownika parametrów eksploatacyjnych. System prowadzi pełną historię właściwości zasobów (np. różnego rodzaju powierzchni), kolejnych najemców (lokatorów) lub właścicieli danego lokalu mieszkalnego wraz z historią tytułów opłat, którymi byli obciążani. Każdy lokal może być przypisany do wspólnoty mieszkaniowej, do której przynależy. Katalog wspólnot mieszkaniowych zawiera informacje o nazwie wspólnoty, NIP-ie, adresie, rachunkach bankowych: bieżącym i funduszu remontowym.

System umożliwia zakodowanie dowolnej ilości składników czynszowych, tytułów opłat, których wyliczenie odbywa się według metod definiowanych przez użytkownika. Dzięki hierarchicznej budowie istnieje możliwość przypisywania poszczególnych cen składników do osiedli, budynków lub też lokali. Należności naliczane w systemie bazują na danych historycznych gromadzonych w katalogach. Wszelkiego rodzaju zmiany dotyczące lokalu (liczba osób, powierzchnia, standard mieszkania, forma własności) powodują automatycznie zmianę naliczeń czynszu.

W systemie uwzględniono możliwość definiowania zwyżek lub zniżek dla lokalu, naliczania odsetek za nieterminowe zapłaty. W rezultacie możliwe jest uzyskanie informacji o stanie finansowym płatnika, uwzględniającej jednocześnie wpłaty i naliczenia z tytułu najmu lokalu mieszkalnego czy lokalu użytkowego.

Moduł rejestruje wpłaty bankowe i kasowe. Realizuje import Wyciągów Bankowych z systemów bankowości elektronicznej. Nalicza dodatki mieszkaniowe oraz rozlicza fundusz remontowy.

System posiada wbudowany mechanizm rozliczania liczników mediów: zimnej i ciepłej wody, centralnego ogrzewania, dzięki czemu automatycznie wyznacza wysokość nadwyżki lub niedopłaty na podstawie rzeczywistego zużycia. W programie wprowadzono grupy rozliczeniowe liczników. Dla każdej grupy rozliczeniowej definiuje się typ licznika. Z kolei dla każdego opomiarowanego licznika należy jednoznacznie określić przynależność do grupy rozliczeniowej liczników.

W ten sposób, dla każdego składnika, możliwe jest określenie odmiennych parametrów wprowadzania odczytów, rozliczania i wyliczania prognozy zużycia. Program umożliwia wprowadzenie odczytów: początkowego, okresowego i końcowego. Odczyty początkowy i końcowy wprowadzane są na kartotece lokalu. Odczyty okresowe wprowadzane są w odrębnej opcji, której interfejs został zaprojektowany w sposób umożliwiający szybkie i wygodne wprowadzanie odczytów masowych. Każdy odczyt jest oznaczony odrębnym identyfikatorem, datą, przypisaniem do grupy rozliczeniowej, zawiera opis i jest zapisywany w bazie danych. Użytkownik może w dowolnym momencie przeglądać informacje o dokonanych wcześniej odczytach i rozliczeniach.

Procedura dokonuje automatycznego rozliczenia oraz wyznacza prognozę zużycia. Dla każdego składnika mogą zostać zastosowane odrębne funkcje, których parametry zostały określone w definicji grupy rozliczeniowej. Efektem rozliczenia są dokumenty (opcjonalnie): korekta lub faktura dodatkowa. System realizuje import danych w zakresie odczytów liczników z systemów zewnętrznych, w tym z urządzeń marki PSION.

Na podstawie danych zgromadzonych w systemie mamy możliwość kompleksowej obsługi lokatorów poprzez drukowanie zaświadczeń, wezwań do zapłaty, zawiadomień o zmianie cen składników czynszowych, analiz dotyczących konta lokalu, książeczek czynszowych oraz innych dowolnych dokumentów stworzonych na potrzeby użytkownika.

Moduł Czynsze został zaopatrzony w nową funkcjonalność umożliwiającą kompleksowa ewidencję podatku od towarów i usług z uwzględnieniem wymagań wprowadzonych ustawą o Podatku od Towarów i Usług z dnia 11.03.2004 roku.

Program opracowuje rejestry VAT dokonując wcześniej automatycznej kwalifikacji wpłat rozróżniając następujące typy dokumentów:

- Podlegające art. 19, w których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż z upływem terminu płatności. Dotyczy to opłat związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości wnoszonych przez członków spółdzielni.

- Dokumenty, dla których obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych. Dotyczy lokali najmowanych przez spółdzielnie.

- Dokumenty nie powodujące powstania obowiązku podatkowego. Dotyczy to spłaty kredytu
i naliczonych odsetek oraz zaliczek wpłacanych na poczet kosztów zarządzania nieruchomością wspólną w przypadku wspólnot mieszkaniowych.

W praktyce, na koniec miesiąca, użytkownik systemu wywołuje specjalną funkcję kwalifikowania wpłat. Powoduje ona przypisanie do okresu sprawozdawczego wpłat z dokładnością do naliczeń
i na tej podstawie generowane są zapisy do rejestru VAT.

Dzięki uzupełnieniu Zakładowego Planu Kont o katalog wspólnot, system umożliwia ewidencję kosztów, zaliczek oraz wpłat z dokładnością do pojedynczej wspólnoty. Dzięki temu w szybki sposób można uzyskać rozliczenie wspólnoty. Program umożliwia automatyczną dekretację rozrachunków wspólnoty według zdefiniowanego schematu. Dzięki powiązaniu poszczególnych modułów w systemie istnieje możliwość szybkiego dostępu do transakcji, w których dana wspólnota uczestniczyła, dzięki czemu w każdej chwili możemy ustalić wynik finansowy wspólnoty. Program drukuje zestawienia obrotów na kontach za dowolny okres z podziałem na wspólnoty. Opracowuje rejestry VAT dla wspólnot, które są płatnikami tego podatku. Tworzy dla każdej wspólnoty bilans i rachunek wyników. Istnieje możliwość automatycznego dekretowania kosztów na wspólnoty według podanych współczynników (np. powierzchnia użytkowa itp.).

Dzięki współpracy poszczególnych modułów pakietu, można drukować zestawienia analityczne dla właścicieli czy grup właścicieli.

System Informowania Mieszkańca e-Czynsze powstał jako odpowiedź na rosnące potrzeby naszych Klientów. Głównym zadaniem tej aplikacji jest informowanie Lokatorów przez Internet w zakresie ich rozliczeń ze Spółdzielnią Mieszkaniową, Gminą lub Wspólnotą . Program prezentuje salda i obroty mieszkańców w podziale na poszczególne lata z uwzględnieniem analityki rodzajowej naliczeń.

Moduł Media jest narzędziem ograniczającym pracochłonność sporządzania dokumentacji związanej z zakupem mediów i ich rozliczeniem z odbiorcami. Poprzez media rozumie się w systemie: energię cieplną, gaz, zimną wodę, kanalizację, energię elektryczną. Moduł umożliwia również ewidencjonowanie i rozliczanie innych kosztów. System dostosowany jest prowadzenia ewidencji w podziale na Wspólnoty Mieszkaniowe.

Na zdefiniowanych kartotekach system gromadzi dane ilościowo-wartościowe dotyczące zakupu mediów na kartotekach poszczególnych węzłów, wydzielonych dla każdego medium. Liczba węzłów, jak również ich składowe definiowane są według potrzeb użytkownika. Każda kartoteka umożliwia historyczne zapamiętanie danych o dostawach mediów, cenie zakupu jak również zużyciu, co w znacznej mierze ułatwia generowanie raportów czy też zestawień.

Dzięki połączeniu modułów czynsze, media, finansowo-księgowego, informacje o zakupie mediów wprowadzane są do systemu tylko jeden raz. System media automatycznie generuje rozdział kosztów na poszczególnych odbiorców w zależności od wybranych parametrów rozliczeniowych, ustalonych odrębnie dla każdego węzła i wprowadzanych przez użytkownika.

Po dokonaniu rozliczenia i przesłaniu danych do modułu Czynsze system umożliwia wydruk zawiadomienia dla lokatorów o dokonanym rozliczeniu oraz automatyczne ustalenie prognozy zużycia na nowy okres rozrachunkowy.

System przy współpracy z modułem Czynsze automatycznie bilansuje koszty mediów z wpływami czynszowymi z tytułu mediów.

Na podstawie danych zgromadzonych w systemie tworzone są rejestry zakupu VAT w różnych formach. Program umożliwia sporządzanie raportów i zestawień dotyczących kosztów zużycia poszczególnych mediów za dowolny okres sprawozdawczy z dokładnością do wybranych węzłów, jednostek kalkulacyjnych (wspólnot), dokumentów i typów opłat. Możliwe jest przygotowanie indywidualnych wydruków zgodnie z potrzebami Klienta.

W module Czynsze możliwe jest, dla każdego tytułu naliczeń, określenie rodzaju dokumentu jaki ma być generowany: nota czynszowa, rachunek, faktura VAT. Dokumenty tworzone są automatycznie w momencie naliczania opłat. Moduł Media umożliwia refakturowanie zakupów kosztowych. W ten sposób wspólnoty mogą wzajemnie obciążać się kosztami wynikającymi z rozliczenia mediów lub innymi. Dodatkowo korzystając z modułu Logistyka można generować dowolne faktury, w tym dokumenty seryjne. Jest to szczególnie przydatne dla zarządców wspólnot mieszkaniowych, którym umożliwia sprawne, automatyczne wystawianie wspólnotom szeregu faktur za zarządzanie.

Istotną cechą systemu jest możliwość jego parametryzacji oraz rozbudowy. Rozszerzenie kartotek budynków oraz lokalu umożliwia opisanie ich cech użytkowych czy innych zdefiniowanych przez użytkownika parametrów eksploatacyjnych. Dodatkowo kartoteki budynku i lokalu można uzupełnić o informacje typu: zdjęcie lokalu (budynku), informacje o instalacjach technicznych, przeglądach, itp. Kartoteki budynku mogą zawierać dodatkowo takie informacje jak rok budowy, rodzaj budynku, jego powierzchnię, nr działki, powierzchnię użytkową, powierzchnię ogrzewaną oraz stan elewacji.

Na kartotece lokalu zawarte są również informacje przechowywane historycznie: ilość osób, zasiedlenie, opis pomieszczeń lokalu oraz pomieszczeń przynależnych. Notatki o instalacjach technicznych: CO, elektrycznej, gazowej itp., poza danymi opisowymi mogą zawierać terminy i wyniki przeglądów, ich koszty itp. Istnieje również możliwość zamieszczenia opisu stolarki okiennej czy innych elementów.

Dodatkowe pola na kartotece budynku oraz lokalu umożliwiają ewidencję zaplanowanych
i wykonanych remontów. W zależności od potrzeb można rozszerzać system, aby umożliwiał zapisywanie informacji takich jak: rodzaj, data, koszt i opis remontu.

Moduł Administrator pozwala ewidencjonować zdarzenia związane z eksploatacją budynków i lokali, w tym awarie, zlecane naprawy i remonty.

Rozbudowane katalogi modułu umożliwiają opisanie podstawowych cech użytkowych oraz innych dodatkowo zdefiniowanych parametrów budynków i lokali.

Katalog budynków zawiera przykładowo takie informacje jak rok budowy, powierzchnię, nr działki oraz stan elewacji. Kartoteki lokalu obejmują między innymi historię, informacje o zasiedleniu, dane o instalacjach technicznych a także o stolarce okiennej. Katalog ten umożliwia dołączenie planu lokalu oraz listy pomieszczeń.

Moduł ten przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji zasobów mieszkaniowych spółdzielni w zakresie wkładów, udziałów i należności na poczet wkładów. Wkłady dają Użytkownikowi możliwość sporządzania różnych sprawozdań oraz wydruków dowolnej korespondencji do lokatorów. System wykonuje automatyczną waloryzację i deprecjację wkładów członkowskich. Pozwala na wyliczenie aktualnej wartości wkładu przy zmianach i przekształceniach prawa do lokalu, definiowanie dowolnego przeliczenia wkładów budowlanych.

System gromadzi informacje o budynkach i lokalach z podziałem na osiedla, rejestrując tym samym ich przyjęcie do ewidencji księgowej na podstawie protokołów przyjęcia. Pozwala realizować ewidencję wkładów w zgodzie z wartościami środków trwałych (budynków). Udostępnia dane o lokalach, ich sposobie finansowania oraz o aktualnym zasiedleniu. Zdarzenia są rejestrowane historycznie, bez utraty informacji o poprzednich stanach.

Program automatycznie nalicza deprecjację wkładów. Prowadzi ewidencję zmian wartościowych wkładów w wyniku modernizacji lokali. Umożliwia przeprowadzenie rewaluacji wkładów, zarówno w terminie, jak i poza terminem przeszacowania środków trwałych. Rewaluacja może być realizowana na podstawie ustalonej ceny jednego metra powierzchni użytkowej lokali mieszkalnych oraz wskaźnikowo. Prowadzi ewidencję księgową syntetycznie i analitycznie dla kont finansowych z dokładnością do lokalu i lokatora, na właściwych zespołach. Przekazuje dekretacje księgowe w formie niezależnego rejestru do systemu FK.

System rejestruje zmiany wartościowe w zakresie wkładów lokatorskich i budowlanych. Uwzględnia rozliczenia z tytułu umorzeń kredytów przez Skarb Państwa oraz udostępnia niezbędne informacje o stanie wkładu w nominale i w wartościach zwaloryzowanych. Program umożliwia naliczenie należności z tytułu wkładów, wnoszenia wpłat i wypłat z tytułu wkładów, udziału i wpisowego. Wykonuje automatycznie operacje zamknięcia miesiąca i roku. Pozwala księgować dokumenty zgodnie z wcześniej ustalonymi schematami.

Na podstawie zgromadzonych danych istnieje możliwość sporządzania raportów analitycznych i syntetycznych w zakresie kartotek lokali, lokatorów, funduszy i kont księgowych. System umożliwia analizę obrotów z dokładnością do lokali, lokatorów oraz kont. Pakiet zaopatrzony jest w generator wydruków, za pomocą którego możliwe jest zarówno modyfikowanie istniejących raportów, jak i opracowywanie dodatkowych zestawień na potrzeby użytkowników.