|
ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 18 grudnia 1998 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu
województwa.
(Dz. U. z dnia 28 grudnia 1998 r.)
Na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.
o samorządzie województwa (Dz. U. Nr 91, poz. 576 i Nr 155, poz. 1014) zarządza
się, co następuje:
§1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla
organów samorządu województwa, określającą zasady i tryb wykonywania czynności
kancelaryjnych w urzędzie marszałkowskim, w celu zapewnienia jednolitego
sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony
przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do
rozporządzenia.
§2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem
1 stycznia 1999 r.
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA
Spis treści
Rozdział
I Postanowienia
ogólne
Rozdział
II Przyjmowanie i
obieg korespondencji
Rozdział
III Przekazywanie
korespondencji członkom zarządu
Rozdział
IV Czynności
kancelaryjne sekretariatów
Rozdział
V Przeglądanie
i przydzielanie korespondencji
Rozdział
VI Wewnętrzny obieg
akt
Rozdział
VII System kancelaryjny,
rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt
Rozdział
VIII Załatwianie spraw
Rozdział
IX Wysyłanie i
doręczanie pism
Rozdział
X Przechowywanie
akt
Rozdział
XI Przekazywanie akt
do archiwum zakładowego
Rozdział
XII Opłaty skarbowe
Rozdział
XIII Postępowanie z aktami
sejmiku, jego organów oraz zarządu województwa
Rozdział
XIV Powielanie i
publikowanie
Rozdział
XV Zbiory
wspomagające
Rozdział
XVI Wykorzystanie
informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział
XVII Nadzór nad wykonywaniem
czynności kancelaryjnych
Załączniki
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1.1. Instrukcja kancelaryjna, zwana
dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności
kancelaryjnych w urzędach marszałkowskich.
2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania
czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia,
ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem
bądź utratą dokumentów w urzędach.
3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę
służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów
w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami
stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.
4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę
państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy.
§2.1. Instrukcja kancelaryjna może
być stosowana w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych i
wojewódzkich osobach prawnych.
2. O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w
jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga marszałek.
§3. Użyte w instrukcji następujące
określenia oznaczają:
1) urząd - urząd marszałkowski,
2) kierownik urzędu - marszałka
województwa,
3) kierownik wydziału - kierownika
wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,
4) wydział - wydział, biuro, oddział,
referat lub inną komórkę organizacyjną,
5) referent - pracownika załatwiającego
merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej
załatwiania,
6) kancelaria - wewnętrzną komórkę
organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy
obsługi kancelaryjnej,
7) sekretariat - stanowisko pracy, do
którego należy obsługa organizacyjna marszałka i pozostałych członków zarządu
lub kierowników wydziałów urzędu marszałkowskiego,
8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy
oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności
służbowych,
9) akta sprawy - całą dokumentację
(pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.)
zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy
rozpatrywaniu danej sprawy,
10) poprzedniki - akta poprzedzające
ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
11) korespondencja - każde pismo wpływające
do urzędu lub wysyłane przez urząd,
12) aprobata - wyrażenie zgody na treść i
sposób załatwienia sprawy,
13) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz
pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego
itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,
14) załącznik - każde pismo lub inny
przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim
(zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
15) dokument - akt mający znaczenie dowodu,
ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim
zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo
itp.),
16) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z
wizerunkiem herbu województwa pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na
nośniku elektronicznym,
17) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na
nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
18) spis spraw - formularz służący do
chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
19) rejestr kancelaryjny - zestawienie
spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,
20) znak akt - zespół symboli określających
przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy
rzeczowego wykazu akt,
21) znak sprawy - zespół symboli
określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i
określonej grupy spraw,
22) punkt zatrzymania - każde stanowisko
pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności
urzędowych związanych z jej załatwieniem,
23) nośnik papierowy - arkusz papieru
zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma
itp.,
24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę
magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść
dokumentu, pisma itp.,
25) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną,
skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo
pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt
ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
26) czystopis - tekst dokumentu lub pisma
urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
27) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych
oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,
28) paragrafy bez bliższego określenia -
paragrafy niniejszej instrukcji.
§4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z
dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980
r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289,
z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz.
228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z
1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994
r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43,
poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643,
Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944).
§5.1. Do podstawowych czynności
kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie i rozdział
korespondencji oraz przesyłek,
2) prowadzenie ewidencji wpływów
specjalnych i wartościowych,
3) sporządzanie czystopisów pism oraz
ich powielanie,
4) wysyłanie korespondencji i
przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie
telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty
elektronicznej itp.,
6) udzielanie informacji
interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub
stanowisk pracy.
2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:
1) kancelaria,
2) sekretariaty,
3) referenci odpowiedzialni za
merytoryczne załatwienie danej sprawy,
4) pracownicy sporządzający
czystopisy.
Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji
§6.1. Korespondencję przyjmuje
kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania
składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem
czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową,
zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość
zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia,
kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu
odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu
przesyłki uszkodzonej.
3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy,
telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów
naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe,
przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego
rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach
organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu
i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach,
telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i
minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko
służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr
1.
4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z
zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które
przekazuje adresatom,
2) stanowiących tajemnicę służbową
(poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
3) wartościowych, które przekazuje
właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na
zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości
stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej
kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z
adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie
oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po
komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki
depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje
pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która
zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.
7. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie
skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w
piśmie załączniki.
8. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez
pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym
(stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) poufnych, wartościowych,
poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data
nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania,
3) w których brak nadawcy lub daty
pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma
przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na
kopercie z ich zawartością.
10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na
żądanie składającego pismo.
11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do
innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu
wymiany korespondencji.
12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym
korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na
korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty)
pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
13. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12
kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje
sekretariatom i wydziałom.
14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany
korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki,
wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za
pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.
Rozdział III
Przekazywanie korespondencji członkom zarządu
§7.1. Marszałkowi kancelaria
przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:
1) adresowaną do marszałka,
2) dotyczącą spraw o charakterze
reprezentacyjnym,
3) od organów naczelnych i
centralnych,
4) zastrzeżoną dla marszałka,
5) dotyczącą organizacji, zakresu
działania i zasad funkcjonowania urzędu,
6) skargi i wnioski dotyczące
działalności urzędu lub jego pracowników,
7) protokoły i zalecenia pokontrolne
z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,
8) protokoły i zalecenia pokontrolne
z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w wojewódzkich samorządowych
jednostkach organizacyjnych.
2. Wiceprzewodniczącym zarządu kancelaria przekazuje,
poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
1) imiennie do nich adresowaną,
2) dotyczącą prowadzonych spraw,
zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy
marszałkiem, wiceprzewodniczącymi oraz pozostałymi członkami zarządu,
3) zastrzeżoną dla
wiceprzewodniczących zarządu.
3. Pozostałym członkom zarządu kancelaria przekazuje,
poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
1) imiennie do nich adresowaną,
2) dotyczącą prowadzonych spraw,
zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy
marszałkiem, wiceprzewodniczącymi oraz pozostałymi członkami zarządu,
3) zastrzeżoną dla członka zarządu.
Rozdział IV
Czynności kancelaryjne sekretariatów
§8.1. Pracownik sekretariatu
przyjmuje korespondencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z
rejestrów- rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio:
marszałkowi, wiceprzewodniczącym lub pozostałym członkom zarządu, a następnie
przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.
2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr
2.
§9.1. Korespondencję przejrzaną i
zwróconą przez marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu
pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
1) podlegającą załatwieniu przez
marszałka, wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu,
2) podlegającą załatwieniu przez
wydziały.
2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2,
pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.
Rozdział V
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
§10.1. Marszałek, wiceprzewodniczący
lub członek zarządu, przeglądając korespondencję:
1) decyduje, którą korespondencję
załatwia sam,
2) przydziela pozostałą
korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy.
Wzór formularza poleceń marszałka określa załącznik nr 3.
2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do
załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje
dotyczące:
1) sposobu załatwienia sprawy,
2) terminu załatwienia sprawy,
3) aprobaty załatwienia sprawy bądź
podpisania czystopisu.
3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować
typowe skróty.
4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:
1) mającą dyspozycję marszałka,
wiceprzewodniczących lub pozostałych członków zarządu,
2) adresowaną do nich imiennie,
3) zawierającą ponaglenie i
interwencje,
4) wymagającą osobistego przyjęcia do
wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących
sposobu ich załatwienia.
5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w
zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się
ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w
podstawowym zakresie.
Rozdział VI
Wewnętrzny obieg akt
§11. Obieg akt między wydziałami odbywa
się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub
poczty elektronicznej.
§12. Obieg akt odbywa się bez
pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których
obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
Rozdział VII
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz
archiwizacja akt
§13.1. W wydziałach urzędów
obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym
wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od
struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku
działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on
wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych
pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do
oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji
dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas
pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy
drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi
powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0
do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na
klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas
trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami
czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.
5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych
tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną,
odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym
znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek
organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol
liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące
oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.
7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może
rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z
zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera
oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem
"A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną,
przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem
"B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w
archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie
praktyczne.
11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc"
zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne.
Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do
archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach
określonych przez właściwe archiwum państwowe.
12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE",
przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5),
podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla
ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
§14.1. Komórki organizacyjne mogą
sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający
odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne
dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w
zależności od potrzeb może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła
klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i
czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu
oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla
klasy rozbudowanej,
2) pozycje oznaczone w wykazie akt
symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas
komasowanych.
3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch
egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka
organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.
§15. Zmiany w wykazie akt polegające na
przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach
pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia
kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
§16.1. Dla każdej, końcowej w
podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się
spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w
niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące
jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie
daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy
rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby
korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych
spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt
macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz
hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności
od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej
oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł
założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki
macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw,
kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie
ostatnie cyfry roku (np. Or. I-0258-10-6/98).
5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać
spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego
rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej
"Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw
powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według
jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§17.1. Rejestracja spraw polega na
wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z
jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.
2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach
lub w rejestrach elektronicznych.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na
podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub
sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do
spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór
formularza spisu spraw określa załącznik nr 4.
4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do
załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też
rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy
(poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako
nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej
pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie
odciśniętej pieczęci wpływu.
§18.1. Znak sprawy jest stałą cechą
rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje
identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy komórki
organizacyjnej,
2) symbol liczbowy hasła według
jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) liczbę kolejną, pod którą sprawa
została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym
sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się
kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/98, gdzie
"Or.I" - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w
wydziale), "0012" -oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z
jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" -oznacza liczbę kolejną ze
spisu spraw, "98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy
pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wewnętrznych
wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole
wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin
organizacyjny urzędu.
5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego
roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany
dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu,
sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do
właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw
ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".
§19.1. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma,
książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
2) potwierdzenia odbioru, które
dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) rachunki, faktury i inne dokumenty
księgowe,
4) zaproszenia, życzenia i inne pisma
o podobnym charakterze.
2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu
odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego
wykazu akt.
§20.1. W celu rejestracji spraw
jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w §
16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub
alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol
(znak).
3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru
kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego
w sprawach organizacyjnych.
4. Rejestry prowadzą referenci spraw.
5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona
symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie
załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla
każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy
wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy
zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy
przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych
samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że
zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w
rejestrze.
§21.1. W urzędzie marszałkowskim
prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) rejestr skarg i wniosków,
2) rejestr uchwał organów samorządu
województwa,
3) rejestr aktów wewnętrznych,
4) rejestr wydawanych upoważnień i
pełnomocnictw.
2. Sekretariat marszałka może prowadzić dziennik
korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w
którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do marszałka według wzoru
ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.
3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów
kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika
wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.
Rozdział VIII
Załatwianie spraw
§22.1. Przy pisemnym załatwieniu
sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z
odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia
sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy -
bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę
lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej
załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez
referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
§23.1. Załatwienie spraw może być:
1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba
przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2) ostateczne - gdy odpowiedź
udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny
sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w
spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz
nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te
same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie
spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".
§24. Z rozmów przeprowadzonych z
interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich
przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach,
jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej
sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
§25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub
dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam
zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby
stwierdzającej zgodność treści.
§26.1. Referenci załatwiają sprawy
według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się
oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią
bezpośredniego związku.
2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z
aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość
projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz
z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia
go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i
wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi.
Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być
rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii
odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla
dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła
czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób
załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w
czystopisie (z kopią) - do podpisania.
§27.1. Pismo załatwiające sprawę
powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów
korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno
zawierać:
1) nagłówek - druk lub podłużną
pieczęć nagłówkową,
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę
pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) datę podpisania pisma przez osobę
upoważnioną,
5) określenie odbiorcy w pierwszym
przypadku wraz z adresem,
6) treść pisma,
7) podpis (imię i nazwisko oraz
stanowisko służbowe).
2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1) parafę referenta i datę
sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),
2) termin wznowienia sprawy lub
oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części
arkusza.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również
zawierać dalsze następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony -
wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony",
"ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia",
"pilne", "poufne" itp.,
2) pod treścią załatwienia z lewej
strony arkusza liczbę przesycanych załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z
podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym
rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),
3) adresy tych instytucji lub osób
umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do
wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do
wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,
4) pod treścią pisma z lewej
strony-termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...); określenia
tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia
zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie
sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego
miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent
decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w
aktach sprawy,
5) ewentualne wskazówki dla
kancelarii.
4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze
i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
§28. Jeżeli załatwienie sprawy w
zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z
obwiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym
uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
§29.1. Wzory blankietów
korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory
pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.
2. Zakres kompetencji marszałka, wiceprzewodniczących i
pozostałych członków zarządu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism
i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.
3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez
marszałka zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb województwa.
§30. Pieczęć urzędową lub jej
elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi,
stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja,
świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych
do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy
szczególne stanowią inaczej.
2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1,
oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.
§31.1. Czystopisy pism sporządza się
ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu
pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za
zgodą referenta.
2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub
dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.
Rozdział IX
Wysyłanie i doręczanie pism
§32.1. Korespondencja może być
przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1) przesyłką listową,
2) faksem,
3) teleksem lub dalekopisem,
4) na nośniku informatycznym
wysyłanym przesyłką listową,
5) pocztą elektroniczną.
2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:
1) sprawdza, czy są podpisane,
opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w
razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,
2) stwierdza swoją parafką lub w
odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego
wysłania,
3) zwraca referentom kopie wysłanych
pism,
4) wpisuje przesyłki specjalnego
rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,
5) do pism wysyłanych przez pocztę za
zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy
odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria
przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres
odbiorcy składający się z:
1) imienia i nazwiska bądź nazwy
instytucji,
2) nazwy miejscowości z kodem
pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
.Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w
jednej kopercie.
5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną
nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo
ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§33. Do doręczenia niektórych terminowych
pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat
kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych
sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy
proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 6.
Rozdział X
Przechowywanie akt
§34.1.Akta spraw przechowuje się w
wydziałach i w archiwum zakładowym.
2. W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych
w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr
7.
Rozdział XI
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
§35.1. W celu przechowywania akt
spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy
przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do
archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik
wyznaczony do tych spraw.
4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie
archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie
termin przekazywania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne wydziały.
§36.1. Przekazywanie akt odbywa się
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i
uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1) takie ułożenie akt wewnątrz
teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw
(rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na
wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie,
poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy
tych samych pism i akt kategorii Bc,
3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów
itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4) odłożenie do teczki spisu spraw
lub innych środków ewidencyjnych,
5) opisanie teczek na ich zewnętrznej
stronie,
6) w odniesieniu do akt kategorii A -
przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie
na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w
czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach
dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u
referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe
egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu
zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 8.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy
przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent
przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
§37.1. Komórki organizacyjne
przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się
zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze
względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności
przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego
archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
§38. Szczegółowy tryb postępowania przy
przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych
akt, organizację pracy w archiwum zakładowym oraz zasady przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określa instrukcja stanowiąca
załącznik do zarządzenia nr 7 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13
marca 1991 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w urzędach terenowych organów
rządowej administracji ogólnej.
§39.1. W razie zniesienia urzędu, w
wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje
materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a
dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy
jednostki.
2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału
terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd
znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum
państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka
wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
Rozdział XII
Opłaty skarbowe
§40.1. Znaki opłaty skarbowej od
podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja
się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej
powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do
niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki
opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.
2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i
załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią,
kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski
skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.
3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty
elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w
specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez
referenta załatwiającego sprawę.
4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono
opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty
skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz
umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na
znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.
§41.1. Rozpatrzenie podania,
dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia
podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.
2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej
opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w
terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie
zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie
zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na
podaniu.
3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie
znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i
kasuje w sposób określony w § 40 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty
skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie,
znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na
którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.
4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty
skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:
1) za niezwłocznym rozpatrzeniem
przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,
2) wniesienie podania stanowi
czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,
3) podanie wniosła osoba zamieszkała
za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2,
należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust.
2 i 3, a
w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi
skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu
pobrania należnej opłaty skarbowej.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź
na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla
miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania
należnych opłat.
§42.1. Znaki opłaty skarbowej od
czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub
protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 40 ust.
2.
2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia
wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób
określony w § 40 ust. 4, a
na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie
świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej
nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.
3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację
stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku
bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności
urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.
§43.1. Jeżeli opłata skarbowa
została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli
pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano
czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo
zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany
przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem
uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu
opłaty.
2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność
urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu
lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o
zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.
Rozdział XIII
Postępowanie z aktami sejmiku, jego organów oraz zarządu
województwa
§44. Ogólne przepisy instrukcji
kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z
działalnością sejmiku, jego organów, zarządu oraz innych organów kolegialnych
powołanych przez sejmik, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie
stanowią inaczej.
§45.1. Ustala się wzory blankietów
korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczących sejmiku i ich
zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 5.
2. Na blankietach korespondencyjnych dla
przewodniczącego sejmiku zamieszcza się herb województwa. Sejmik może ustanowić
dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.
§46.1. Sprawy związane z organizacją
sesji sejmiku, posiedzeń komisji i zarządu województwa rejestruje się w spisach
spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
2. Protokoły sesji sejmiku, posiedzeń komisji,
posiedzeń zarządu, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie
itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez sejmik.
§47.1. Protokoły otrzymują w ciągu
kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.
2. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi,
łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy
wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), protokoły zaś komisji
(zarządu) - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z
wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr
35/2000).
§48.1. Oryginały protokołów
przechowuje się w zbiorach protokołów.
2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologicznie,
oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści
(zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad,
numer strony zbioru) oraz podpisem:
"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji)
......................... Sejmiku nr ..... województwo .............. za rok
...........".
3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny
być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu marszałkowskiego oraz w
powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych.
§49.1. W wydziale urzędu
marszałkowskiego wskazanym przez marszałka, niezależnie od spisów spraw
prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być
założone na okres kadencji następujące rejestry:
1) uchwał sejmiku i zarządu województwa,
2) wniosków i opinii komisji sejmiku,
3) interpelacji i wniosków radnych.
2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być
również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu marszałkowskiego
oraz w powszechnie dostępnych zbiorach danych.
Rozdział XIV
Powielanie i publikowanie
§50.1. Podstawą sporządzenia kopii
dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału
lub upoważnionej osoby.
2. Dyspozycja polecenia zawiera:
1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,
2) format,
3) nakład,
4) datę.
Rozdział XV
Zbiory wspomagające
§51.1. W urzędach prowadzone są
zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu.
2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów
wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich
pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.
§52.1. W zbiorach wspomagających
urzędów przechowywane są:
1) przepisy prawne i zbiory
wydawnicze tych przepisów,
2) publikacje (opracowania) własne i
wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.
2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi
i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania
poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.
Rozdział XVI
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§53. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie
informatyki w urzędach organów administracji zespolonej, pod warunkiem ochrony
przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych
osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
§54.1. Zaleca się wykorzystanie
informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania
korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2) przesyłania korespondencji i
innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,
3) prowadzenia wszelkich rejestrów
dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,
4) udostępnienia upoważnionym
pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej
oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
– edytorów
tekstów,
– arkuszy
kalkulacyjnych,
– baz danych,
– programów
graficznych,
– oprogramowania
antywirusowego,
b) zakupionych baz danych, a w
szczególności:
– prawnych,
– baz
adresowych,
– baz danych
statystycznych,
c) utworzonych w urzędzie baz danych,
a w szczególności:
– ewidencji
prawa miejscowego,
– ewidencji
zarządzeń kierowników urzędu,
– baz
adresowych,
– baz danych
o regionie,
5) współdziałania z bazami danych
tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji
publicznej,
6) tworzenia, przekształcania i
przechowywania niezbędnych dokumentów,
7) tworzenia i udostępniania
zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,
8) monitorowania zaleceń kierownika
urzędu,
9) monitorowania obiegu dokumentów
wewnątrz urzędu,
10) umieszczania na wykupionych stronach
Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i
kompetencjach,
11) informowania interesantów o procedurach
wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem
informatyzacji w urzędach organów administracji zespolonej osobie z
wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej
do spraw organizacji urzędu.
§55.1. Dane przechowywane w pamięci
komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie
upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów
na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach
ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących
pracownika,
2) system haseł ograniczających
dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich
uprawnień,
3) zabezpieczenie dostępu do
terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być
zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i
odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego
oprogramowania:
a) operacyjnego,
b) narzędziowego,
c) aplikacyjnego,
2) archiwizowanie w cyklu
kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalny
| 
